Ansvarsfull AI inom teknisk kommunikation
Att använda AI ansvarsfullt inom teknisk kommunikation – Del 1
AI är inte bara något för science fiction eller Silicon Valley. Det påverkar redan hur vi skapar och levererar teknisk dokumentation. Oavsett om det handlar om att stötta skribenter med förslag på utkast eller hjälpa tekniker att felsöka på plats har AI blivit en viktig spelare inom produktinformation.
Men det är inte magi och det är inte utan risker. Dåligt utformade AI-system kan förvirra användarna, skapa partiskhet och till och med medföra säkerhetsrisker. Därför behöver vi skyddsräcken eller ett praktiskt ramverk för att säkerställa att AI-verktyg uppfyller standarder för kvalitet, säkerhet och rättvisa. Därför finns principerna för ansvarsfull AI och i den här artikeln ska vi undersöka hur de tillämpas på teknisk dokumentation i det dagliga arbetet.
Vi ska titta på två vardagliga scenarier:
• Skapa innehåll, det vill säga när ett AI-verktyg hjälper tekniska skribenter att skapa användarmanualer med hjälp av produktspecifikationer, befintlig dokumentation och kundfeedback.
• Använda innehåll, som när en tekniker använder en AI-assistent för att hitta instruktioner, verifiera kompatibla delar eller kontrollera installationssteg på plats.
Vi kommer att undersöka hur principerna för ansvarsfull AI kan tillämpas på båda scenarierna. Men först ska vi titta närmare på principerna i listan.
| Ansvarsskyldighet (Accountability) | Människans ansvar för beslut som fattas med hjälp av AI |
| Förklarbarhet (Explainability) | Resonemang bakom AI-genererade förslag görs tillgängliga för användaren |
| Rättvisa (Fairness) | Samma upplevelse för alla användare och i olika situationer |
| Integritet (Privacy) | Respekt för och skydd av personuppgifter eller känsliga uppgifter |
| Robusthet (Robustness) | Pålitligt, konsekvent och säkert systembeteende |
| Hållbarhet (Sustainability) | Effektivet och långsiktig hållbarhet för innehåll och system |
Varför de 6 principerna är viktiga
Ansvarsskyldighet
• Vid skapande av innehåll: Tekniska kommunikatörer kan använda ett AI-verktyg för att utarbeta delar av en manual, men de förblir ansvariga för vad som publiceras. Rollerna måste vara tydliga. AI kan bistå, men människor godkänner och ansvarar för resultaten.
• Vid användning av innehåll: När en AI-assistent föreslår en inställning eller en reservdel, ska användarna veta vem som i slutänden ansvarar för säkerheten och att förslaget är korrekt.
Förklarbarhet
• Vid skapande: Skribenter måste förstå varför AI-verktyget väljer vissa fraser, termer eller bilder. Det hjälper till att upprätthålla tydlighet, konsekvens och att standarder efterlevs.
• Vid användning: Användare ska kunna spåra varifrån ett svar kommer, oavsett om det kommer från ett specifikt avsnitt i en manual, en reservdelsdatabas, internet eller intern LLM-träning. Det hjälper användaren att bedöma hur tillförlitlig informationen är. Det förhindrar också att dålig information förknippas med företaget självt.
Rättvisa
• Vid skapande: Inkluderande, globalt anpassad dokumentation undviker alla typer av partiskhet: språkliga, kulturella eller tekniska. Detta gäller även för innehåll som skapats tillsammans med AI-verktyg. Vi måste se till att AI inte skapar partiskt innehåll.
• Vid användning: AI-assistenter ska stötta alla användare lika, oavsett språk, plats eller enhet. Ingen ska få sämre resultat på grund av hur eller var de får tillgång till information.
Integritet
Både vid skapande och användning: Om AI-verktyg använder data från "den verkliga världen" för att förbättra dokumentationen måste det ske på ett ansvarsfullt sätt. Personuppgifter eller känsliga uppgifter måste anonymiseras, och användare måste veta hur deras information hanteras och vara säkra på att deras data endast används med deras godkännande.
Robusthet
• Vid skapande: AI-verktyg bör flagga för osäkerheter eller informationsluckor och inte producera innehåll som inte kan underbyggas. Det hjälper tekniska team att upptäcka och korrigera problem innan de publiceras.
• Vid användning: Verktyg med AI-stöd bör fungera tillförlitligt, även med ofullständiga frågor eller i miljöer med dålig uppkoppling. Om problem uppstår bör systemet informera användaren om dem och inte bara försämra prestandan (t.ex. noggrannhet i svaren på frågorna).
Hållbarhet
• Vid skapande: AI-genererat innehåll bör ingå i strategin för återanvändning (reuse) på samma sätt som andra typer av innehåll. AI-skapade innehållsfragment kan återanvändas i olika sammanhang och AI-baserade skrivverktyg kan använda strukturerat innehåll och mallar, vilket gör dokumentationen konsekvent och minskar dubbelarbete. Tekniska kommunikatörer med erfarenhet av innehållsstrategi är experter som kan utforma sådana strategier och välja rätt verktyg för att genomföra dem.
• I användning: Ju snabbare användarna hittar rätt svar, desto mindre tid och energi går till spillo. Effektiva system leder till färre supportärenden, förre utskrifter och bättre resultat.
Tydlig ansvarsfördelning: vem gör vad?
AI-system skapas och används av människor. AI-systemen själva bär inte ansvaret för de resultat de genererar; det ansvaret ligger hos de individer och organisationer som utvecklar och tillämpar dem. Så här fördelas ansvaret för att säkerställa en korrekt implementering av ansvarsfull AI:
Princip | Skapare av AI system | Tekniska kommunikatörer |
|---|---|---|
| Ansvarsskyldighet | Bygg system med spårbarhet, granskningsloggar och överstyrningsfunktioner, eftersom AI-tekniken har begränsningar och systemdesignen måste mildra dessa. | Validera alla resultat innan de görs tillgängliga för slutanvändaren. Ställ krav på AI-verktygen. Testa verktygen. |
| Förklarbarhet | Se till att verktygen har meningsfull spårbarhet. | Ifrågasätt och verifiera oklara förslag. |
| Rättvisa | Träna på mångfaldig, inkluderande datamängder. Säkerställ flerspråkig, plattformsoberoende tillgänglighet. | Var uppmärksam på partiskt eller exklusivt innehåll. |
| Integritet | Håll data säker och anonymiserad. Begränsa datainsamlingen och tillämpa skyddsstandarder. | Använd data och instruktioner (prompter) som har anskaffats på ett ansvarsfullt sätt. Skapa innehåll för olika målgrupper så att inte vissa grupper blir försummade. |
| Robusthet | Skapa system som kan flagga för osäkra indata eller luckor. Utforma för verkliga förhållanden och feltolerans. | Testa AI-genererat innehåll för säkerhet och noggrannhet. Förutse användarnas utmaningar i sammanhanget. |
| Hållbarhet | Möjliggör återanvändbara komponenter och effektiva arbetsflöden. Minska beräkningskraven och onödig bearbetning. | Nyttja mallar och struktur för konsekvent tydlighet. |
Hur spelar användarna roll?
Användare av produktinformation (som tekniker eller servicepersonal) är också nyckelspelare. Även om de inte ansvarar för hur AI-systemen fungerar, påverkar deras beteende hur effektiva systemen blir.
När användare är försiktiga och kritiska är det mer sannolikt att de upptäcker luckor eller fel i AI-systemens svar. Istället för att acceptera resultaten utan vidare, ifrågasätter de oklara förslag och dubbelkollar potentiellt riskabla rekommendationer. Det här tillvägagångssättet skyddar dem inte bara, utan spelar också en viktig roll för att förbättra systemen. När användare rapporterar dessa problem via inbyggda feedbackmekanismer hjälper de AI-systemskaparna att identifiera och åtgärda återkommande problem, vilket i sin tur stärker verktygens övergripande kvalitet och tillförlitlighet.
AI-system är vägledare, inte beslutsfattare, och deras förslag bör utvärderas därefter. Tills dessa system är fullt utvecklade bidrar ansvarsfull användning till att överbrygga klyftan mellan mänsklig expertis och maskinellt stöd.
Så vad är slutsatsen?
Ansvarsfull AI är inte ett abstrakt ideal. Det är något vi praktiserar dagligen genom designval, granskningsprocesser och användarbeteende. Inom teknisk dokumentation handlar det om att se till att AI används på ett sätt som främjar noggrannhet, säkerhet och tydlighet.
Läs del 2: Omsätt ansvarsfull AI i praktiken: Vad krävs för att det ska fungera?
Kontakt
Intresserad av våra tjänster?
Elzbieta Wiltenburg
Information Architect
+46 739 66 75 89
- på https://form.apsis.one/UDEqxSGsXMid