Användarvänlig webbportal för teknisk information
Tack vare strukturerad, digital teknisk information kunde en världsledande leverantör av accesslösningar smidigt gå från PDF:er till en webbportal.
Steg ett: Effektiv produktion
Samarbetet mellan det världsledande företaget inom accesslösningar och Aleido inleddes redan 2013.
Då var vårt uppdrag att centralisera skapandet av företagets tekniska dokumentation för att effektivisera arbetet och säkerställa ett enhetligt utseende och en jämn kvalitet i de olika dotterbolagen, som tidigare hade tagit fram sin egen tekniska information.
Aleido började redan från början att ta fram så kallad topic-baserad information. Topics är små, sökbara och fristående informationsenheter som passar utmärkt för digitala format. Eftersom de är oberoende av varandra och av hur de presenteras kan användare fritt hoppa mellan olika ämnesområden utan att påverkas av någon annan struktur än sina egna preferenser. Informationen kan presenteras i alla typer av gränssnitt, såsom i en app eller på webben.
Till en början presenterades den topic-baserade informationen i PDF-format. Även om skapandet av innehållet hade blivit smidigare, innebar det statiska formatet fortfarande flera utmaningar för användarna. Det var svårt att söka i dokumenten, och uppdateringar distribuerades endast i samband med större produktlanseringar eftersom det var omständligt att sprida reviderade PDF-filer.
Det ser verkligen snyggt ut, det är väldigt intuitivt och, framför allt, det är modernt jämfört med vad [användarna] är vana vid med alla PDF:er.
- Produktägare
.jpg)
Steg två: Användarvänlig distribution
Sedan en tid tillbaka hjälper vi även företaget att tillhandahålla sin information digitalt via en webbportal. Informationen gäller ett låssystem som omfattar både hårdvara och en programvara som används för att hantera systemet. Även om portalen innehåller samma information som i PDF:erna, blir det betydligt enklare för användarna att hitta det de behöver.
Portalen har utvecklats av våra UX-experter och UI-designers med ett starkt fokus på användarvänlighet. Användarna kan till exempel nå samma information på flera olika sätt, vilket tillgodoser olika preferenser. Genom att kombinera och strukturera ämnen på flexibla sätt gör webbportalen det enklare för användarna att hitta och tillämpa den information de behöver:
Du kan fortfarande hitta informationen indelad i kategorier, enligt samma struktur som i PDF:erna. Det finns till exempel kapitel om hårdvara, hur man programmerar cylindrar och hur man hanterar användarnycklar.
Ett annat sätt att hitta informationen är att se på den situation du befinner dig i och hämta topics från olika kategorier som alla är relevanta för att hantera situationen. Exempel på situationer är när hyresgäster flyttar in och när anställda behöver uppdaterade behörigheter.
Uppdelningen mellan kategorier och guidad hjälp fungerar verkligen bra. Det är lätt att förstå skillnaden och snabbt hitta det man letar efter.
- UX-designer
Tar emot användarnas synpunkter
En annan fördel med webbportalen är att användarna kan ge omedelbar feedback om hur användbart innehållet är. I slutet av varje artikel kan användare ange om informationen var behjälplig och vid behov lägga till fritextkommentarer för att förtydliga vad som saknas eller är oklart.
Tack vare användarnas synpunkter kan Aleido och företaget prioritera förbättringsåtgärder, till exempel:
- Göra den information som flest söker efter ännu lättare att hitta.
- Se till att de söktermer som används leder till den efterfrågade informationen, även om företaget använder andra termer.
- Skapa information som efterfrågas men som ännu inte finns.
- Förbättra själva informationen om den är svår att förstå.
Stegvis förflyttning
Vid lanseringen innehöll portalen information på ett språk som kunde anpassas till två dotterbolag. Anpassningarna för varje dotterbolag omfattar både vilken information som presenteras och vilken logotyp som visas.
Eftersom den tekniska informationen redan är topic-baserad och vi översätter den till 22 språk är det enkelt att lägga till fler produkter, fler språk och anpassningar för fler dotterbolag.
Ytterligare förbättringar skulle kunna omfatta:
- Länka till teknisk information i portalen från företagets programvara.
- Bädda in teknisk information direkt i företagets programvara.
- Integrera webbportalen med Active Directory, så att användare kan logga in på portalen för att få individanpassad information, t.ex. utifrån sin yrkesroll.
- Presentera företagets tekniska information i fler kanaler, till exempel en mobilapp, vilket kan passa andra typer av produkter.
Jag har en väldigt positiv känsla av hela projektet. Jag uppskattar verkligen vårt samarbete och hur ni har hållit mig underrättad om alla uppdateringar.
- Produktägare
Genom att göra saker på rätt sätt redan från början kan förbättringar införas stegvis utan att bli alltför omfattande. Nyckeln ligger i att ha rätt verktyg och kompetens för att göra den tekniska informationen effektiv att ta fram och sprida och samtidigt enkel att använda.
Är ni intresserade av topic-baserad information eller att tillhandahålla er tekniska information via en webbportal? Hör av er så fortsätter vi dialogen.
Kontakt
Intresserad av våra tjänster?
Erik Baljeu Djurback
Chief Sales Officer