Chalmers bygger en bättre onboarding för varje medarbetare

Chalmers tekniska högskola är känd för sin världsledande forskning och utbildning inom teknik, naturvetenskap och maritima studier. Med medarbetare från hela världen och en kultur präglad av nyfikenhet och innovation vill Chalmers att varje ny kollega ska känna sig välkommen och redo från dag ett.

Utmaningen

En splittrad introduktion

Onboarding på Chalmers var tidigare splittrad. Beroende på vilken chef, institution eller arbetsplats fick nyanställda olika introduktioner. Det skapade kunskapsluckor, dubbelarbete och onödig administration. Det gjorde det även svårare att välkomna nya medarbetare in i den organisationskultur som Chalmers vill förmedla.

Överväldigande snarare än inspirerande

Samtidigt möttes nya medarbetare av stora mängder information. Policys, anställningsvillkor, säkerhetsregler och campuslogistik presenterades på ett sätt som ofta kändes överväldigande snarare än inspirerande.

Det här behövde Chalmers:

Se till att alla medarbetare får en likvärdig introduktion av hög kvalitet
Minska den administrativa belastningen för chefer
Presentera viktig information på ett engagerande, inkluderande och varumärkesnära sätt som speglar universitetets identitet
Stötta en internationell arbetsstyrka med tillgängligt och flerspråkigt lärande
Hjälpa nya medarbetare att snabbare komma in i arbetet och känna sig välkomna

Målet var tydligt: skapa en digital onboardingupplevelse som informerar, engagerar och får nya medarbetare att känna “här vill jag vara.”

Lösningen

Med Totara som grund utvecklade Chalmers tillsammans med Aleido ett digitalt onboardingprogram i Kompetensportalen, Chalmers LMS. Programmet är standardiserat och skalbart, enkelt att rulla ut i hela organisationen och byggt för att växa över tid. Idag består det av fem kurser:

1. Välkommen

2. Det här är Chalmers

3. Hitta rätt på campus

4. Din ansällning – arbetsmiljö, rättigheter och förmåner

5. Säkerhet och brandskydd

Standardiserat med flexibilitet

Alla nyanställda får nu samma grundläggande introduktion med fokus på kunskap, förväntningar och kultur. Det gör utbildningen konsekvent i hela organisationen, samtidigt som det tar bort dubbelarbete mellan avdelningar. Innehåll kan uppdateras centralt och nå ut direkt till alla, vilket gör att informationen alltid är aktuell och enhetlig.

Lärande som engagerar, inte överväldigar

För att undvika överflöd av information är onboarding uppdelad i korta, lättillgängliga moduler som genomförs över tid. Upplägget kombinerar:

Video- och textbaserat innehåll
Interaktiva, scenariobaserade inslag
En varm och personlig ton som vänder sig direkt till deltagaren

Blandningen av fakta och kreativt innehåll speglar Chalmers identitet — där tradition möter innovation — och gör lärandet både tillgängligt och motiverande.

Tillgängt för alla och automatiserat

Finns på både svenska och engelska
Automatiskt språkval baserat på användarens inställningar
Uppfyller tillgänglighetskrav
Automatiska kursanmälningar och centraliserad uppföljning

Medarbetare kan genomföra utbildningen i sin egen takt, repetera innehåll vid behov och enkelt följa sin progression.

Den här strukturerade och sammanfattande introduktionen ger varje nyanställd en tydlig och enhetlig start och gör det enkelt att förstå vad som förväntas.
/Avdelningschef, Chalmers university

Resultatet

Det nya onboardingprogrammet har förbättrat upplevelsen för nyanställda på Chalmers.

Tid sparad och minskad administration

Chefer sparar tid genom digitalt stöd med tydlig struktur
Minskad administration tack vare automatisering
Enklare uppföljning och regelefterlevnad
Skalbart för hela organisationen

Samma start för alla och högre engagemang

Alla nyanställda går nu igenom ett strukturerat onboardingprogram
Högre genomförandegrad och ökat engagemang
Tydligare förståelse för förväntningar, policys och kultur
Starkare arbetsgivarvarumärke genom en enhetlig upplevelse

Responsen från chefer har varit mycket positiv, många har till och med efterfrågat fler moduler, vilket säger en del om programmets effekt.

Kund

Chalmers tekniska högskola

Plattform:

Totara Learn LMS

Partner

Aleido

Områden

Digital onboarding

Det här är Totara Learn

Med Totara Learn LMS får du ett effektivt och flexibelt stöd för din organisations lärande. Oavsett format. Oavsett plats. Och med gott om utrymme för att växa.

Läs mer om Totara