Mer om Totara

I Totara finns ett väl utbyggt stöd för olika former av socialt lärande. Exempelvis finns det i LMS-delen en uppsättning läraktiviteter där deltagarna själva kan skapa innehåll och kommentera och bedöma varandras inlägg. Det kan handla om forum, inlämningsuppgifter, ordböcker, pollar/snabbfrågo.

Validerbara digitala utmärkelser (badges) kan automatiskt delas ut till deltagare som uppfyller vissa kriterier. Deltagarna kan sedan visa upp och dela utmärkelserna i sina sociala kanaler.

Utöver det så finns modulen Totara Engage, en lärupplevelseplattform (Learning Experience Platform) som har ett renodlat fokus på informellt och socialt lärande. Här kan alla användare enkelt skapa, dela och gilla innehåll i form av fristående resurser eller spellistor. De kan även samarbeta och kunskapsdela i samarbetsytor som de själva kan sätta upp. Och med denna modul så finns en färdig integration med Microsoft Teams. Läs mer om Totara Engage här.

I modulen Totara Perform finns ett flexibelt och lättillgängligt stöd för performance management. Det kan handla om mer traditionell tillämpning, med (digitala) årliga medarbetarsamtal eller om mer moderna tillämpningar med 360 feedback och regelbundna incheckningar. Medarbetare och chefer kan få en grafisk översikt om kompetensgap och de vägar som finns att uppfylla kompetenskrav, vilka också kan vara kopplade till utbildningsinnehåll i Totara.

Läs mer om Totara Perform här.

Med Totara Learn kan kursadministrationen för din organisation hanteras på ett effektivt sätt. På så sätt frigörs tid som du kan använda för mer värdeskapande aktiviteter.

Några exempel på funktionalitet som berör lärarledda kurstillfällen:

• regler för godkännande av kursbokningar (av deltagaren själv, chef eller administratör)
• stöd för minsta antal bokningar
• stöd för överbokningar och väntelistor
• av- och ombokningslogik
• bokningar som poster i deltagarnas egna kalendrar
• stöd för hantering av lokaler, facilitatorer och andra resurser.

Med Totaras flexibla stöd för varierat lärande kan du som är kursskapare dessutom bestämma om en viss aktivitet måste vara utförd (exempelvis ett kunskapstest med godkänt resultat) för att en deltagare ska kunna anmäla sig till en kurs.

Allt fler lärarledda tillfällen sker idag virtuellt, via tjänster såsom Microsoft Teams eller Zoom.

Om din organisation använder någon av dessa två webbmötestjänster så kan du enkelt skapa och hantera dina virtuella lärtillfällen direkt från Totara Learn, utan onödigt dubbelarbete.

Smidigt, både för administratörer och deltagare.

Och skulle din organisation använda andra tjänster för webb-/video-möten än Teams eller Zoom så är du varmt välkommen att kontakta oss. Med Totara finns det nämligen en mängd möjligheter till smidig integration mot andra system och tjänster.

Totaras plattform är i sin helhet uppbyggd med responsiv webbdesign. Det innebär att innehållet optimeras utifrån användarens skärmstorlek och därmed fungerar väl på dator, mobil och surfplatta.

Om så önskas så ingår i Totara Learn en mobilapp för iPhone (iOS) och Android, där deltagare kan få en extra lättillgänglig åtkomst till sitt pågående lärande.

I Totara Learn ingår en uppsättning fördefinierade rapporter. Dessutom ingår även ett fullfjädrat rapportverktyg.

Med rapportverktyget kan du som är administratör själv redigera och skapa nya rapporter. Du väljer själv vilket innehåll som ska visas för vilka användare. Exempelvis kan du bestämma att chefer endast ska få ta del av data som rör deras egen organisation (och/eller underliggande organisationer).

Med rapportverktyget kan du också skapa visualisering av data i form av olika diagram, som i sin tur kan användas på översiktssidor (dashboards) för att tydliggöra relevant information

Om du är rapportanvändare (vilket chefer ofta är) kan du söka i och filtrera din rapport. Du kan också exportera den till Excel eller som PDF. Om du vill kan du dessutom prenumerera på en rapport, så att du till exempel har den i din inkorg varje måndag kl. 07:00.

Bakom kulisserna i Totara Learn finns det stöd för att hantera även komplexa organisationers strukturer. Varje medarbetare kan ha en eller flera jobbroller, där varje jobbroll kan vara knuten till en viss chef, befattning och organisatorisk enhet.

Befattningar och organisationer hanteras via ramverk med hierarkier. Det gör att det inte är några problem om din organisation exempelvis har olika strukturer i olika regioner.

Uppgifterna kan användas på flera sätt, exempelvis:

• som information i rapporter och för uppföljning
• som urval för rapporter och i dashboards (översiktssidor), där chefer exempelvis endast har behörighet till de användare som de är chefer över
• som regler för vilka utbildningar som deltagare behöver genomföra, eller får ta del av
• för att tilldela och följa upp organisatoriska mål, kompetenser och utvecklingsplaner.

I Totara Learn finns det också färdig logik för att hålla informationen om användare, deras jobbroller och organisatoriska tillhörighet uppdaterad, exempelvis genom schemalagd import från olika HR-system.

I Totara Learn finns det flexibelt stöd för att skapa, rikta och följa upp olika former av obligatoriskt lärande.

Det kan både gälla engångsaktiviteter (som introduktionsprogram) och återkommande aktiviteter (exempelvis årliga certifieringar).

För både Aleido och Totara är inkluderande design och webbtillgänglighet en hörnsten.

Varför skulle din organisation vilja göra det svårare för många och stänga ute vissa användare?

Med Totara som plattform kan både system och innehåll uppfylla högt ställda ambitioner kring tillgänglighet, inklusive WCAG 2.1 AA.

En av styrkorna med Totara Learn är att det går att utforma användargränssnittet helt i enlighet med din organisations varumärke och grafiska profil.

Det här är relevant inte minst när nya medarbetare ska introduceras. Och skulle du behöva två eller flera olika utseenden för olika målgrupper så finns det stöd även för det.

Ett ofta mycket uppskattat funktionsområde i Totara är dynamiska målgrupper. Dessa kan användas för att automatisera en stor mängd uppgifter, såsom att ge olika användare olika utbildningserbjudanden (både vad gäller frivilliga som obligatoriska utbildningar), presentera olika innehåll på start- och översiktssidor, med mera.

Grupperingarna kan göras automatiskt, utifrån regler som du definierar. Exempelvis kan du enkelt rikta en viss utbildning till alla användare som har en viss befattning, som tillhör en viss del av organisationen och som har genomfört utbildning X (men inte har genomfört utbildning Y).

I Totara kan du som är administratör själv skapa och hantera dashboards (översiktssidor) i systemet. Xtractor hjälper dig gärna att komma igång.

I typfallet är dashboards anpassade efter olika målgrupper, det kan handla om olika delar av organisationen och/eller olika jobbroller.

Men de kan också utformas för att varje användare ska få en snabb överblick över och tillgång till information som är relevant för just honom eller henne. För chefer kan det exempelvis vara aktuellt med en dashboard som visar en kombination av aggregerade data och uppgifter om medarbetarna i just deras team – medan deltagarnas dashboards bör fokusera på deras pågående utbildningar och visa vilka aktiviteter som är rekommenderade respektive obligatoriska.

För att det ska vara smidigt att komma åt Totara Learn används ofta någon form av integrerad inloggning, så kallad "SSO (Single Sign-On)".

Det betyder att användarna inte behöver hålla reda på något nytt användarnamn eller lösenord.

En mängd olika tekniska standarder stöds för att möjliggöra detta (däribland SAML 2.0 och oAuth2). Vi har också en mängd kunder som använder Bank-ID för smidig inloggning.

GDPR, EU:s dataskyddsförordning påverkar all hantering av personuppgifter - även sådana som hanteras i en lärplattform. Totara stödjer detta fullt ut. Bland annat finns det funktionalitet för godkännande av policies, konfigurerbar rensning av personuppgifter på före detta användare och innehållsbegränsningar i rapporter.

Självklart uppfyller vi på Aleido även GDPR i allt arbete vi utför, såsom drift, underhåll och support.

I Totara Learn finns det fördefinierade systemroller som täcker in de flesta generella behov – exempelvis administratör, kursskapare, instruktör, chef och deltagare.

Skulle du ha andra behov är det ofta lätt att konfigurera. I Totara går det att skapa nya roller, kopiera befintliga roller och på detaljerad nivå ange vilka rättigheter en viss roll ska ha (eller inte ha).

Ytterligare en styrka med Totaras roll- och rättighetslogik är att den är sammanhangsberoende. Det betyder att systemet utan problem kan hantera att du exempelvis är administratör i en viss kurs, deltagare i annan kurs och överhuvudtaget inte får se en tredje kurs.

En av fördelarna med ett globalt etablerat system är givetvis dess språkkunskaper. Totara finns översatt till över 30 olika språk, inkluderande alla världsspråk och nordiska språk. Givetvis stöds svenska, där vi på Aleido bidrar med översättningen.

Och, en fördel med Totara är att du själv, om du har behov, kan ändra alla termer och begrepp i plattformen. Exempelvis för att anpassa till just din organisations språkbruk.

Självklart kan även innehåll du själv skapar och lägger upp göras tillgängligt på flera språk, där användaren per automatik kan få ta del av utbildningar på sitt språk.

En allt vanligare tillämpning med Totara Learn är hos företag som vänder sig med utbildning externt. Detta är också lösningar som vi på Xtractor har byggt upp en gedigen erfarenhet kring.

Det kan gälla bransch- och medlemsföreningar som vill erbjuda utbildning till sina medlemmar. Det kan handla om utbildningsföretag som vill sälja såväl lärarledda som digitala utbildningar. Eller organisationer i olika branscher som behöver nå ut med utbildningsinnehåll till kunder, partners eller leverantörer.

I Totara finns också ett väl utbyggt stöd för separerad hantering av innehåll och användare, så kallad "multi-tenancy", vilket ofta är väsentligt när det handlar om externa målgrupper.