Outsourcing von Technischer Dokumentation
Produktinformationen bilden die Grundlage für einen erfolgreichen Aftermarket und eine hohe Kundenzufriedenheit. Durch das Outsourcing von technischer Dokumentation lassen sich Zeit, Effizienz und Qualität entscheidend verbessern.
Aleido übernimmt die vollständige Verantwortung für die Erstellung, Pflege und Übersetzung technischer Inhalte – von Handbüchern und Serviceanleitungen bis hin zu interaktiven Ersatzteilinformationen. Dadurch wird sichergestellt, dass Wissen strukturiert, normgerecht und anwenderfreundlich aufbereitet vorliegt, während interne Ressourcen geschont werden. Professionelles Outsourcing der technischen Dokumentation schafft klare Prozesse, nutzt moderne Tools und stützt sich auf ein erfahrenes Team, das Produkte und Marken versteht und eine konsistente Informationsqualität gewährleistet.
Warum Unternehmen ihre technische Dokumentation an Aleido outsourcen
- Fokus auf Innovation statt Administration: Outsourcing entlastet interne Teams und
schafft Raum für Innovation und kontinuierliche Verbesserung. Wenn Produktinformationen nicht zu Ihren Kernkompetenzen gehören, profitieren Sie
von spezialisierten Prozessen und Fachwissen. - Sichere Umstellung auf digitale Produktinformationen: Wir unterstützen Sie bei der Transformation von klassischen Dokumentationsprozessen zu digitalen Informationslösungen – normkonform, effizient und risikoarm.
- Planbare und flexible Kostenstruktur: Durch Outsourcing der technischen Dokumentation reduzieren Sie Fixkosten und wandeln sie in variable, bedarfsabhängige Aufwände um. Gleichzeitig vermeiden Sie Ausgaben durch Personalfluktuation, Rekrutierung und krankheitsbedingte Ausfälle.
- Zugang zu seltenem Fachwissen und modernsten Tools: Unsere Spezialistinnen
und Spezialisten verfügen über langjährige Erfahrung in digitaler Produktkommunikation. Sie erhalten sofortigen Zugriff auf Kompetenzen, Technologien und Systeme, die intern schwer aufzubauen und langfristig zu halten sind. - Einheitliche Produktinformationen über alle Bereiche hinweg: Wir harmonisieren
Ihre technische Dokumentation über Geschäftsbereiche, Länder und Plattformen
hinweg. So entsteht ein konsistentes, markenkonformes Informationssystem, das
weltweit verstanden wird.
Das Ergebnis: Effizientere Prozesse und höhere Kundenzufriedenheit
Mit dem Outsourcing der technischenr Dokumentation an einen externen Dienstleister sichern Sie sich nicht nur professionelle Unterstützung, sondern auch langfristige Vorteile: reduzierte Kosten, stabile Abläufe und hochwertige
Produktinformationen, die weltweit verstanden werden. Unser Ziel ist es, Wissen sichtbar, verständlich und leicht zugänglich zu machen – für Ihre Mitarbeitenden, Partner und Endkunden.
Digitale Zukunft der Technischen Dokumentation
Die Welt der technischen Kommunikation verändert sich rasant – von statischen Dokumenten hin zu vernetzten, digitalen Informationssystemen. Aleido begleitet Unternehmen auf diesem Weg und gestaltet die digitale technische Dokumentation der Zukunft: modular, intelligent und vernetzt. Unser Ziel ist es, Wissen nicht nur bereitzustellen, sondern aktiv nutzbar zu machen – jederzeit, überall und in jedem Format.
Von der PDF zur Smart Information
Klassische Handbücher stoßen in einer digitalen Umgebung schnell an ihre Grenzen. Heute erwarten Anwender gezielte, kontextbezogene Informationen statt seitenlanger PDFs. Mit dem Konzept der Smart Information verwandeln wir unstrukturierte Dokumente in modular aufgebaute Informationssysteme. Inhalte werden in kleine, klar definierte Bausteine zerlegt, mit strukturierten Daten versehen und durch semantisches Tagging miteinander verknüpft. Das Ergebnis: Informationen lassen sich automatisch ausspielen, filtern und wiederverwenden – für Print, Web oder App. So entsteht eine lebendige Dokumentation, die sich an Nutzerbedürfnisse anpasst und jede Information genau dort liefert, wo sie gebraucht wird.
Automatisierte Prozesse & KI-Unterstützung
Die Zukunft der technischen Redaktion ist intelligent. Aleido nutzt KI-gestützte Systeme, um Routineaufgaben zu automatisieren und die Qualität zu erhöhen. Maschinelle Übersetzung und Textklassifizierung beschleunigen die mehrsprachige Erstellung technischer Inhalte, während intelligente Such- und Vorschlagssysteme die redaktionelle Arbeit vereinfachen. Auch im Aftermarket eröffnet KI neue Möglichkeiten: Chatbots beantworten technische Fragen in Echtzeit, Serviceportale liefern kontextbezogene Unterstützung, und Predictive-Maintenance-Systeme greifen direkt auf strukturierte Dokumentationsdaten zu. So wird die technische Dokumentation zu einem dynamischen Wissensnetzwerk, das Produkte, Systeme und Menschen intelligent verbindet.
Content Delivery Portale & Smart Manuals
Digitale Produktinformationen müssen heute dort verfügbar sein, wo sie benötigt werden – im Serviceeinsatz, in der Produktion oder unterwegs. Unsere Content Delivery Portale stellen technische Inhalte online bereit, personalisiert und geräteunabhängig. Über interaktive Smart Manuals können Anwender direkt durch animierte Sequenzen,
Videos oder 3D-Darstellungen navigieren – intuitiv, übersichtlich und jederzeit aktuell. Die Verbindung von Text, Grafik und Animation schafft ein völlig neues Informationserlebnis.
Mehr dazu erfahren Sie in unserem Bereich Technische Grafiken & Animationen
Fazit: Digitale technische Dokumentation bedeutet mehr als nur ein modernes
Erscheinungsbild. Sie steht für vernetzte Informationen, automatisierte Prozesse und ein
nutzerorientiertes Wissensmanagement, das den gesamten Produktlebenszyklus
unterstützt. Mit Aleido gestalten Sie diesen Wandel aktiv – von der ersten Idee bis zum
digitalen Informationsökosystem.
Wir haben uns für Aleido entschieden, weil das Unternehmen in der Lage ist, Inhalte zu erstellen und zu produzieren, die AGCO, den Händlern und den Kunden einen Mehrwert bieten, indem sie qualitativ hochwertige, standardisierte Publikationen liefern
Bill Fitzgibbons, Vice President Global Dealer Technical Support
Case Studies
Vertrauensvoller Umgang mit AGCOs Aftermarket-Informationen
Seit 2019 sind wir in einer Partnerschaft mit dem führenden Landmaschinenhersteller AGCO für die Entwicklung und Produktion der AGCO Aftermarket-Informationen verantwortlich. Wir entwickeln Bedienungsanleitungen, Installationsanweisungen sowie Service- und Reparaturanleitungen.
AGCO ist ein weltweit führendes Unternehmen in der Entwicklung, Herstellung und im Vertrieb von Landmaschinen. Mit Marken wie Challenger, Fendt, GSI, Massey Ferguson und Valtra verfügt das Unternehmen über ein umfassendes Angebot an Maschinen und Geräten.
Durch unsere Partnerschaft verbessern wir die Benutzerfreundlichkeit sowohl für die Maschinenhändler als auch für die Kunden. Wir standardisieren die Informationen für den Ersatzteilmarkt und machen sie benutzerfreundlich, so dass die moderne Landtechnik einfacher zu bedienen und zu warten ist. Die richtigen Informationen zur richtigen Zeit sind für die Bediener entscheidend, um zu verstehen, wie ein Produkt funktioniert oder wie es effektiv gewartet und repariert werden kann.
Vorantreiben der Digitalisierung mit einem globalen Automobilhersteller
Wir sind seit 1999 Partner eines multinationalen Automobilherstellers. Das Unternehmen hat die Entwicklung und Produktion von digitalen Benutzerinformationen für alle seine Modelle weltweit an uns ausgelagert. Unsere Arbeit umfasst eine breite Palette von Produkten, Leistungen und Services, wie z. B. Benutzerhandbücher (onboard und in Apps), Quick Guides, Service- und Garantieinformationen, animierte Quick Guides, Softwareinformationen und UX-Expertise. Wir produzieren und liefern die Benutzerinformationen industrialisiert und effizient durch unsere Multisite-Einrichtung, an der Informationsexperten in Schweden, Großbritannien, China und Ungarn beteiligt sind.
In enger Zusammenarbeit mit dem Benutzerinformationsteam unserer Kunden haben wir die Digitalisierung vorangetrieben und die Initiative für mehrere innovative Konzepte und Lösungen ergriffen. Einige davon, die damals bahnbrechend waren, sind interaktive Benutzerinformationen, themenbasiertes Authoring, mobile Anwendungen, Augmented Reality, Animationen und sprachgesteuerte Suche. Unsere gemeinsamen Anstrengungen haben den Automobilhersteller an die Spitze der User Information User Experience gebracht.
Ablauf des Outsourcings technischer Dokumentation
1. Definition von Strukturen und Schnittstellen
Zunächst werden Prozesse, Kommunikationswege und Verantwortlichkeiten festgelegt. So wird sichergestellt, dass alle relevanten Daten, Unterlagen und Ansprechpartner rechtzeitig zur Verfügung stehen.
2. Einrichtung der Redaktionsumgebung
Im nächsten Schritt wird die technische Infrastruktur aufgebaut. Dazu gehören:
• Redaktionssysteme (CMS/CCMS)
• Translation-Memory-Datenbanken
• Tools für das Terminologiemanagement
• Systeme für elektronische Ersatzteilkataloge
3. Analyse von Zielgruppen und Risiken
Auf Basis einer Zielgruppenanalyse und der Auswertung der Risikobeurteilung werden Inhalt und Struktur der Dokumentation geplant.
4. Terminologiearbeit
Es folgt die konsistente Erarbeitung und Pflege der Fachterminologie – eine wichtige
Grundlage für verständliche und einheitliche Dokumente.
5. Erstellung der technischen Inhalte
Nun werden technische Texte, Illustrationen und ggf. weitere Medien erstellt –
normgerecht, anwenderorientiert und klar strukturiert.
6. Übersetzung in benötigte Sprachen
Nach Abschluss der inhaltlichen Arbeit wird die Dokumentation übersetzt. Dafür werden Translation-Memory-Systeme und qualifizierte Fachübersetzer eingesetzt, um Einheitlichkeit und Effizienz sicherzustellen.
7. Bereitstellung in verschiedenen Formaten
Die fertigen Unterlagen können z. B. bereitgestellt werden als:
• gedruckte Dokumentation
• digitale Inhalte auf einer Webseite
• mobile Anwendung
• zentraler Dokumentations- oder Serviceportal
8. Optional: Übernahme des gesamten Dokumentationspakets
Auf Wunsch kann auch der komplette Dokumentationsumfang übernommen werden, inklusive:
• Zuliefererdokumentation
• Ersatzteillisten
• Zertifikate
9. Integration in Unternehmensprozesse
Zum Schluss wird der gesamte Dokumentationsprozess nahtlos in bestehende Abläufe integriert – für maximale Effizienz und durchgängige Qualität.
FAQ– Häufige Fragen zum Outsourcing technischer Dokumentation
Wann lohnt sich das Outsourcing technischer Dokumentation wirklich?
Outsourcing ist besonders dann sinnvoll, wenn der Dokumentationsaufwand dauerhaft hoch ist oder intern keine spezialisierten Fachkräfte vorhanden sind. Auch bei Produktvielfalt, regelmäßigen Updates oder internationaler Ausrichtung bietet die Auslagerung klare Vorteile in Bezug auf Qualität, Geschwindigkeit und Konsistenz.
Wie gelingt eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Dienstleister?
Wir sind seit 1999 Partner eines multinationalen Automobilherstellers. Das Unternehmen hat die Entwicklung und Produktion von digitalen Benutzerinformationen für alle seine Modelle weltweit an uns ausgelagert. Unsere Arbeit umfasst eine breite Palette von Produkten, Leistungen und Services, wie z. B. Benutzerhandbücher (onboard und in Apps), Quick Guides, Service- und Garantieinformationen, animierte Quick Guides, Softwareinformationen und UX-Expertise. Wir produzieren und liefern die Benutzerinformationen industrialisiert und effizient durch unsere Multisite-Einrichtung, an der Informationsexperten in Schweden, Großbritannien, China und Ungarn beteiligt sind.
In enger Zusammenarbeit mit dem Benutzerinformationsteam unserer Kunden haben wir die Digitalisierung vorangetrieben und die Initiative für mehrere innovative Konzepte und Lösungen ergriffen. Einige davon, die damals bahnbrechend waren, sind interaktive Benutzerinformationen, themenbasiertes Authoring, mobile Anwendungen, Augmented Reality, Animationen und sprachgesteuerte Suche. Unsere gemeinsamen Anstrengungen haben den Automobilhersteller an die Spitze der User Information User Experience gebracht.
Welche Informationen müssen bereitgestellt werden?
In der Regel werden Konstruktionsdaten, technische Zeichnungen, Produktbeschreibungen, Stücklisten und bestehende Dokumentationen benötigt. Auf Basis dieser Unterlagen entsteht eine vollständige und normgerechte technische Dokumentation.
Wie aufwendig ist die Einführung eines Outsourcing-Modells?
Der organisatorische Aufwand ist zu Beginn etwas höher, da Abläufe, Systeme und Schnittstellen definiert werden müssen. Danach reduziert sich der Aufwand deutlich – Prozesse laufen standardisiert, und die Dokumentation kann langfristig effizienter gepflegt werden.
Wie wird mit bestehenden Dokumenten umgegangen?
Bereits vorhandene Inhalte können übernommen, geprüft und optimiert werden. Alte Dokumente dienen oft als Basis für die Struktur und TerminologiearbeitTerminologie Arbeit, sodass Wissen erhalten bleibt und die Qualität schrittweise verbessert wird.
Wie schnell kann ein Outsourcing-Projekt gestartet werden?
Der Start hängt vom Umfang der Dokumentation und den verfügbaren Daten ab. Nach einer kurzen Analysephase kann die Umsetzung in der Regel innerhalb weniger Wochen beginnen – insbesondere, wenn bereits klare Strukturen oder Datenquellen vorhanden sind.
Machen Sie den nächsten Schritt…
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Stefan Moldenhauer
Country Manager Germany