Benutzerfreundliches Webportal für technische Informationen
Dank strukturierter, digitaler technischer Informationen konnte ein weltweit führendes Unternehmen im Bereich Zutrittslösungen erfolgreich von PDFs auf ein Webportal umsteigen.
Schritt 1: Effiziente Erstellung
Die Zusammenarbeit zwischen dem weltweit führenden Anbieter von Zutrittslösungen und Aleido reicht bis ins Jahr 2013 zurück.
Damals bestand unsere Aufgabe darin, die Erstellung der technischen Dokumentation zu zentralisieren, um Prozesse zu vereinfachen und ein einheitliches Erscheinungsbild sowie eine gleichbleibend hohe Qualität über verschiedene Tochtergesellschaften hinweg sicherzustellen, die zuvor jeweils eigene Inhalte entwickelt hatten.
Aleido begann von Anfang an mit der Erstellung von topic-basierter Information. Dabei handelt es sich um kleine, durchsuchbare und unabhängige Informationseinheiten, die sich ideal für digitale Formate eignen. Da diese unabhängig voneinander und von ihrer Darstellung sind, können Nutzer flexibel zwischen Themenbereichen wechseln – ohne durch eine feste Struktur eingeschränkt zu sein. Die Inhalte lassen sich in unterschiedlichsten Interfaces darstellen, etwa in Apps oder im Web.
Zunächst wurden die topic-basierten Inhalte im PDF-Format bereitgestellt. Zwar erleichterte dies die Erstellung, doch das statische Format brachte weiterhin Herausforderungen mit sich: Die Suche innerhalb der Dokumente blieb schwierig, und Aktualisierungen wurden meist nur im Rahmen größerer Produkt-Releases verteilt, da die Bereitstellung überarbeiteter PDFs aufwendig war.
„Es sieht wirklich gut aus, ist sehr intuitiv und vor allem modern – im Vergleich zu dem, was [die Nutzer] zuvor mit all den PDFs gewohnt waren.“
- Product owner
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Schritt 2: Benutzerfreundliche Bereitstellung
Seit einiger Zeit unterstützen wir das Unternehmen auch bei der digitalen Bereitstellung seiner Informationen über ein Webportal. Die Inhalte beziehen sich auf ein Schließsystem, dass sowohl Hardware als auch die zugehörige Verwaltungssoftware umfasst.
Obwohl das Portal auf denselben Informationen wie die PDFs basiert, erleichtert es den Nutzern erheblich, die benötigten Inhalte zu finden.
Das Portal wurde von UX-Experten und UI-Designern mit starkem Fokus auf Benutzerfreundlichkeit entwickelt. So können Nutzer beispielsweise über verschiedene Wege auf dieselben Informationen zugreifen und damit ihre individuellen Präferenzen berücksichtigen. Durch die flexible Kombination und Strukturierung von Topics wird es deutlich einfacher, relevante Informationen zu finden und anzuwenden:
• Informationen können weiterhin klassisch nach Kategorien gefunden werden – entsprechend der Struktur der PDFs, z. B. nach Hardware, Zylinderprogrammierung oder Benutzerverwaltung.
• Alternativ können Nutzer anhand konkreter Anwendungssituationen navigieren und erhalten themenübergreifende Inhalte, die genau zu ihrer aktuellen Aufgabe passen – etwa beim Einzug neuer Mieter oder bei der Aktualisierung von Zugriffsrechten für Mitarbeitende.
„Die Aufteilung in Kategorien und geführte Hilfe funktioniert wirklich gut. Es ist leicht zu verstehen und man findet schnell, wonach man sucht.“
- UX Designer
Nutzerfeedback in Echtzeit
Ein weiterer Vorteil des Webportals ist die Möglichkeit für Nutzer, direkt Feedback zur Nützlichkeit der Inhalte zu geben. Am Ende jedes Artikels können sie angeben, ob die Informationen hilfreich waren, und bei Bedarf Freitext-Kommentare hinzufügen, um auf fehlende oder unklare Inhalte hinzuweisen.
Dieses Feedback ermöglicht es Aleido und dem Unternehmen, Verbesserungsmaßnahmen gezielt zu priorisieren, zum Beispiel:
- Häufig gesuchte Informationen noch leichter auffindbar machen
- Sicherstellen, dass verwendete Suchbegriffe zu den richtigen Inhalten führen – auch wenn intern andere Begriffe genutzt werden
- Neue Inhalte erstellen, die von Nutzern angefragt werden, aber noch nicht existieren
- Bestehende Inhalte verständlicher und klarer gestalten
Schrittweise Transformation
Zum Start enthielt das Portal Inhalte in einer Sprache, die für zwei Tochtergesellschaften angepasst werden konnten. Diese Anpassungen betreffen sowohl die dargestellten Inhalte als auch das jeweilige Erscheinungsbild (z. B. Logos).
Da die technischen Informationen bereits topic-basiert aufgebaut sind und in 22 Sprachen übersetzt werden, lassen sich problemlos weitere Produkte, zusätzliche Sprachen und individuelle Anpassungen für weitere Tochtergesellschaften integrieren.
Weitere Entwicklungsmöglichkeiten
Mögliche nächste Schritte umfassen:
- Verlinkung technischer Informationen aus der Unternehmenssoftware direkt in das Portal
- Direkte Einbettung technischer Inhalte in die Software
- Integration des Webportals mit Active Directory, sodass Nutzer personalisierte Informationen erhalten (z. B. basierend auf ihrer beruflichen Rolle)
- Bereitstellung technischer Inhalte über zusätzliche Kanäle wie eine mobile App
„Ich habe insgesamt ein sehr positives Gefühl bei dem ganzen Projekt. Ich schätze unsere Zusammenarbeit sehr und wie du mich bei jedem Update auf dem Laufenden gehalten hast.“
- Product owner
Durch den richtigen Ansatz von Anfang an können Verbesserungen schrittweise eingeführt werden, ohne unnötig komplex zu werden. Entscheidend sind die passenden Tools und die entsprechende Expertise, um technische Informationen effizient zu erstellen, zu verwalten und benutzerfreundlich bereitzustellen.
Interessiert an topic-basierter Information oder daran, Ihre technischen Inhalte über ein Webportal bereitzustellen?
Kontaktieren Sie Aleido – wir freuen uns auf den Austausch mit Ihnen.
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Stefan Moldenhauer
Country Manager Germany